公文处理实施办法

浙江省××××局公文处理实施办法

第一章  总  则

第一条  为使局机关公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》和省委、省政府关于公文处理的有关规定，结合本局实际，制定本办法。
第二条  公文（包括电报，下同）是指公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书。
第三条  公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联的工作。公文处理应当按照实事求是、精简、高效、保密的原则，做到准确、及时、安全。
第四条  局办公室是公文处理的管理部门，负责机关公文的统一收发、审核、批办、用印、归档和销毁等，并负责指导、检查局属各单位的公文处理工作。

第二章  公文种类

第五条  公文种类主要有：
    （一）决定
    适用于对重要事项、重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
    （二）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；印发规范性文件；传达要求下属单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；人员职务任免。
（三）通报
    适用于介绍工作经验，表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
    （四）报告
    适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（五）请示
    适用于向上级机关请求指示、批准。
    （六）批复
    适用于答复下属单位请示事项。
（七）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文应按请示性公文的程序和要求办理。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下属单位应遵照执行；无明确要求的，下级单位可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。
（八）函
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问或答复问题、请求批准和答复审批事项；告知不相隶属的机关、团体、单位有关事项等。
（九）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章  公文格式

第六条  公文一般由发文机关标识、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等部分组成。
（一）发文机关标识。发文机关标识应当使用全称或规范化简称后加“文件”组成；联合行文，发文机关性质相同时，主办机关排列在前。
（二）秘密等级。涉及国家秘密的公文应当分别标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文应标明份数序号。保密期限一般按绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定并标注。
在公文版头的左上角标明密级、五角星、保管期限（排成一行），密级和保管期限用仿宋四号字，五星的大小与仿宋四号字相当。“绝密”、“机密”的份号标在密级之上。
（三）紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”；电报则分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。“特急”或“急件”标在公文版头左上角；如果是秘密公文，标在密级下面。
     （四）发文字号。发文字号应当包括机关代字、年份、序号。性质相同的机关联合行文，只标明主办机关发文字号；性质不同的机关联合行文，原则上应使用排列在前机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。
    （五）公文标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文机关名称。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；出现不可避免的并列人名或词时，可以空格间隔。
（六）主送单位。主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。主送机关一般应当在公文正文前注明，特殊情况需空缺的，也应在公文底稿中注明所有主送机关备查。请求上级机关批准、指示或向不相隶属机关申请批准的公文，只能有一个主送单位。
（七）抄送单位。抄送单位指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称，根据各单位性质、级别按顺序注明。公文原则上不主送、抄送领导同志个人。
    （八）附件说明。公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。
“附件”紧接正文的下一行空两格书写，附件的顺序和名称均写在“附件”右面。
（九）附件的特殊规定：
1、批转或转发公文标题（完整表述时）与附件说明不要重复；
2、附件如有版记，公文也应标识自己的版记，但应置于附件之后。通常附件的版记可以删去；
3、附件与主件装订在一起时，版记应置于公文最后一面最下文的规定位置；
4、附件与主件不装订在一起时，应在附件首页的左上角标上主件的发文字号和附件的顺序
（十）成文时间。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准，并写上会议名称及届次，用圆括号括入，标注于公文标题之下。
（十一）公文落款。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合下发的公文，落款处必须署名发文机关名称并加盖印章。其他公文落款处不再署名发文机关名称，只加盖主办机关的印章。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
文件加盖印章要规范，位置要压年盖月。
（十二）公文附注。公文如有附注（需要说明的其他事项），应当在成文日期和印章之下、版记之上，加括号标注。
（十三）主题词。上行文应当按照《浙江省人民政府公文主题词表》标注主题词，主题词表中没有但确需标出的，在词右边加“△”符号。
（十四）上报上级机关的公文格式，除按上述要求外，公文首页上方留出三分之一左右的空白；在机关名称红头右下方、与编号平行的右侧，将签发人姓名和会签人（会签部门的副厅级以上负责同志）姓名印上；“请示”、“意见”应当在附注处注明联系人的姓名和电话（打印位置在文件落款下方）；公文落款处（除会议纪要）由报送单位加盖印章。
    （十五）公文从左至右横写、横排。公文的标题一般用二号中宋，主题词用加粗宋体，其余部分一般用三号仿宋字体。每行排25字，每页排20行。
     第七条  公文双面印刷，版记应在公文的最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。公文用纸一般采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章  公文版式

第八条  公文版式按公文性质、内容及其重要程度，主要分为以下六类：
（一）党委文件。用“中共浙江省××××局委员会文件”字头专用纸。用于发布党委的决定、规定、通知、意见、干部任免及奖惩事项，批复下级党委的重要请示事项，向上级党组织报告、请示工作，发文字号由“浙××党”、年份、顺序号组成，盖“中共浙江省××××局委员会”章。
（二）局发文件。用“浙江省××××局文件”字头专用纸，由发文字号、年份、顺序号组成，盖“浙江省××××局”章。
1、发文字号“浙××”，用于向上级机关报告、请示问题；
2、发文字号“浙××发”，用于转发、传达国家方针、政策，对全局××××工作作出部署，印发有关政策性规定、意见等；
3、发文字号“浙××函”，用于批复或批转下级机关的请示、对平行机关和不相隶属机关之间商洽重要工作、询问和答复问题。
（三）办公室文件。用“浙江省××××局办公室文件”字头专用纸。发文字号由“浙××办”、年份、顺序号组成。主要用于一般性工作布置、通知等。盖“浙江省××××局办公室”章。
（四）便函。用“浙江省××××局”字头专用纸。
1、发文字号“浙××函”，用于一般性工作商洽、征求意见及答复、工作情况汇报等。盖“浙江省××××局”章。
2、不编文号，主要用于不宜用正式发文的一般性工作及局内部会议通知；答复有关问题等。根据文件需要选择盖“浙江省××××局”章或者“浙江省××××局办公室” 章。
（五）内部明电。用“内部明电”字头专用纸。发文字号由“浙××明电”、年份、顺序号组成或“浙××办明电”、年份、顺序号组成。主要用于会议通知和时效性强的工作及贺电等。
（六）会议纪要。用于记载和传达局党委、局长办公会议以及重要的专题会议精神。按年份、实际会议次序编号。 

第五章  行文规则

第九条  公文行文应当确有必要，注重效用，坚持规范、精炼。行文关系应按照隶属关系和职权范围确定。行文一般不得越级，应当逐级上报，逐级下达。因特殊情况需越级行文时，应当同时抄送被越过的机关。
第十条  除局办公室外，机关内设处室不得向下属单位或对外正式行文。
第十一条  “请示”应一文一事，要做到内容准确，观点明确；一般只写一个主送机关，需要同时送其它机关的，应当采用抄送形式，但不得抄送下级机关。
“报告”不得夹带请示事项。
第十二条  一般不得越级行文请示和报告问题。因情况紧急需越级行文时，应同时抄送直接上级机关。对越级向本局请示和报告的公文，除因情况特别紧急外，原则上不予受理，并告其按行政隶属逐级向上请示和报告。
第十三条  除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关的名义向上级机关负责人报送“请示”、“报告”和“意见”。
第十四条  经批准在报刊上全文发布的文件，应当视同正式公文依照执行，一般不再转发行文。

第六章　　发 文 办 理

第十五条  发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第十六条  草拟公文，应当注意以下事项：
    （一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行并加以说明。
    （二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号，并加括号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
    （六）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“１”，第四层为“（１）”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第十七条  送局领导审签的公文，除特殊情况外,应当由办公室审核后统一报送。
  承办人拟稿后，由主办处室负责人初审并签字后，送局办公室审核。办公室审核的重点是：是否需要行文；行文方式是否妥当；是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；公文格式是否符合本办法的规定等。在审核中发现问题作较大修改时，应与办文处室协商研究修改；问题较多的文稿，退回办文处室重办；修改较多或字迹潦草的，由办文处室抄清后再交办公室送签发。
第十八条  公文签发按以下规定办理:
（一）以局党委名义发文的，由局党委书记或由局党委书记委托党委副书记、党委委员签发。
（二）以局名义发文的，一般按分工由分管局领导签发。其中，以省××局的名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；属涉及规范性文件、人事任免、项目资金计划、重要投资项目（包括股权转让）备案或核准、涉及全面性重要工作部署的公文，按分工由分管局领导审签后送局主要负责人签发。
（三）以办公室名义发出的公文、函件，由局分管领导或办公室主要负责人签发。
(四)需送外单位会签的公文，由办公室核稿、局领导批签后，再由承办处室负责送会签；局内有关处室之间会签的文稿，由承办处室自行办理。
 外单位送本局会签、签发的公文，统一由办公室按各处室业务分工，先送处室审核提出意见，再由办公室送局领导批签。
第十九条  局领导审定并签发“发文稿”后，整套材料交办公室，由办公室统一制文。
排版后文稿，由主办处室负责校对。校对文稿应当准确无误，校样与原稿应当一致，不得擅自修改原稿，如确需修改时，应征得办公室核稿人认可，重要修改需经签发局领导同意。校对人员校完后应在文稿首页校对人栏上签字，以示负责。
局或办公室发文，制文后凭拟稿单局领导或办公室负责人签字用印。
公文印数应按需印制，一般局发或办公室发文均需送局领导和办公室负责人。发出“请示”、“意见”、“报告”，要按规定份数报送。主送省政府的请示、报告、意见一般需报送15份；需省政府常务会议、省长办公会议审议的需报送35份。

第七章 收文办理

第二十条  收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第二十一条  中共中央、国务院和省委、省政府及其办公厅的文件、函电、资料、领导批示和机要文件，发给局党委及局领导的公函，由办公室机要秘书签收、拆封、登记；其他发给本局、办公室的文件，由办公室文书负责签收、拆封、登记。各处室自行收到的文件，统一送交办公室签收。
第二十二条  平行机关、下属单位等主送本局的公文，办公室应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；文种使用、公文格式是否规范。对不符合以上要求的，可以退回来文单位并说明理由。
第二十三条  已签收的公文，办公室负责人应当及时阅批意见并交有关处室办理；涉及重要事项的，提出拟办意见送局领导批示后办理。需要两个以上处室办理的应当明确主办处室。紧急公文应当明确办理时限。
第二十四条  承办处室收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理。若未规定时限，特急件，要在3个工作日内办毕。省领导批示件、省政府交办件10个工作日内回复；外部门征求意见的文件7个工作日内予以答复。对不属于本处室职权范围或者不适宜由本处室办理的，应当及时退回办公室并说明理由，由办公室重新确定主办处室。
第二十五条  审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第二十六条  送负责人批示或者交有关部门办理的公文，办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第八章   其   他

第二十七条  除绝密级和注明不准翻印的公文以外，可以翻印、复制。
公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
第二十八条  公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第二十九条  公文办理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》及《浙江省××××局机关档案工作管理制度》等有关规定，及时整理（立卷）、归档。
    个人不得保存应当归档的公文。
第三十条  不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。
第三十一条  机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第三十二条  密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
第三十三条　人民来信按信访工作的有关规定办理。

第九章　附  则

第三十四条　本办法由局办公室负责解释。局属各单位公文处理参照本办法执行。
第三十五条　本办法自发文之日起施行。2001年4月25日印发施行的《浙江省××××局公文处理实施办法》同时废止。